Vészhelyzeti logisztika – a Supply Chain Management ördöge vagy angyala?

Amikor már nem az optimalizálás, hanem a kárenyhítés a legfontosabb feladat.

A logisztika szinte mindig a tervezhetőségről szól: kapacitástervezés, készletgazdálkodás, szállítási ütemezés, költségoptimalizálás. Mit jelent, ha egyik pillanatról a másikra minden terv érvényét veszti?

Ha leáll egy hűtőraktár hűtése, és több ezer raklapnyi hőmérsékletérzékeny áru kerül veszélybe. Ha tűz miatt ki kell üríteni egy raktárt, vagy áramszünet miatt leállnak a létfontosságú berendezések. Ilyenkor már nem a megszokott folyamatok működtetése a feladat. Ilyenkor menteni kell, ami még menthető.

Ez a vészhelyzeti logisztika világa. Minden felelős vállalatnak fel kell készülnie, miközben mindannyian abban reménykedünk, hogy soha nem lesz rá szükség.

Az ördög: a havária, amely nem kér időpontot

Haváriának azokat a váratlan, rendkívüli eseményeket nevezzük, amelyek veszélyeztetik a normál működést, az infrastruktúrát, a termékeket vagy akár az emberi biztonságot. Nem kell hozzá látványos katasztrófa: elég egy elektromos hiba vagy egy hűtőgép váratlan leállása.

Normál hőmérsékletű árunál néhány órás üzemzavar kezelhető kellemetlenség. A hűtött és fagyasztott élelmiszereknél viszont a hűtés kiesésével versenyfutás kezdődik az idővel. A termék hőmérséklete, a csomagolás, az érintett mennyiség és a hiba várható időtartama együtt dönti el, mennyi idő marad a biztonságos beavatkozásra.

A havária legveszélyesebb tulajdonsága a kiszámíthatatlansága. Nem munkaidőben érkezik, nem igazodik a hétvégékhez, és nem várja meg, hogy a döntéshozók minden információ birtokába kerüljenek.

Az angyal: amikor a logisztika kárenyhítéssé válik

Haváriában a logisztikai szolgáltató szerepe megváltozik. Már nem raktárhelyet vagy fuvart ad el, hanem a veszteségek minimalizálásán dolgozik.

Képzeljünk el egy hűtőraktárt, ahol a hűtés leáll. A műszakiak keresik a hibát, de közben egy legalább ilyen fontos kérdésre is válasz kell: mi legyen az áruval? Tartható-e a hőmérséklet a javítás idejére, vagy át kell helyezni? Hol van szabad hűtő- vagy fagyasztókapacitás, és hogyan jut oda az áru biztonságosan?

Ezekre a kérdésekre nem lehet napokig keresni a választ. A vészhelyzeti logisztika ilyenkor összehangolt beavatkozást jelent:

• a veszélyeztetett árumennyiség és a rendelkezésre álló idő felmérése;
• megfelelő hőmérsékletű alternatív tárolókapacitás felkutatása;
• rakodási és szállítási kapacitás mozgósítása;
• az áthelyezés megszervezése a hőmérsékleti és élelmiszerbiztonsági előírások betartásával;
• folyamatos egyeztetés az érintett céggel, a műszaki szakemberekkel és a partnerekkel.

Számokban: mit jelent a versenyfutás az idővel?

Egy hűtőkamion 33 raklapot visz. Nálunk egy kamion be- vagy kirakása nagyjából 15 perc, és három rakodóállás dolgozhat egyszerre. Ez óránként 12 kamiont, vagyis közel 400 raklapot jelent.

Ez a legjobb eset: a kamionok folyamatosan érkeznek, a fogadó oldalon is van szabad hely, és a munka éjjel is folytatható. A rakodás tehát ritkán a szűk keresztmetszet. A valódi kérdés az, hogy elő lehet-e teremteni ennyi hűtött járművet, és van-e hová vinni az árut. Ez pedig jórészt már a havária előtt eldől.

Nem minden menthető meg – és ezt is ki kell mondani

A haváriakezelés egyik legfontosabb szakmai és etikai kérdése, hogy mikor menthető az áru, és mikor nem. Megszakadt hűtési láncnál nem elég a terméket újra hideg helyre tenni. Vizsgálni kell a hőmérsékleti előzményeket, az eltérés időtartamát és az élelmiszerbiztonsági következményeket.

A termék további sorsáról az erre jogosult szakembereknek kell dönteniük. A gyors áthelyezés önmagában nem tesz biztonságossá egy esetleg károsodott terméket.

Nem mindenáron kell megmenteni az árut, hanem mindent meg kell tenni azért, hogy ami még biztonságosan menthető, az ne vesszen el.

Amikor a versenytársakból szövetségesek lesznek

A piacon versenyzünk: az ügyfelekért, a minőséggel, az árainkkal. Egy haváriában azonban más szempontok kerülnek előtérbe.

Ha több ezer raklap kerül veszélybe, könnyen lehet, hogy egyetlen szolgáltatónak sem lesz elég szabad kapacitása a teljes mennyiségre. A fenti számok is ezt mutatják: 3000 raklaphoz 91 kamion kell, és ennyi hűtött raktárhely ritkán áll üresen egy helyen. Ilyenkor több raktár, több fuvarozó és akár egymással versengő cégek összehangolt munkájára van szükség.

A kérdés ilyenkor nem az, hogy kié a szabad kapacitás, hanem az, hogy hol, milyen feltételekkel és milyen gyorsan lehet biztonságban elhelyezni az árut. Ez nem írja felül a versenyt vagy a versenyjogi szabályokat. Csak annak felismerése, hogy rendkívüli helyzetben az együttműködés olyan értéket teremt, amelyet egyetlen szereplő sem tudna egyedül.

Versenytársak lehetünk a piacon, de partnerek a bajban.

A felkészültség értéke akkor derül ki, amikor már nincs idő felkészülni

A kockázatok előzetes azonosítása a Supply Chain Management alapfeladata, mégis a haváriára való felkészülés gyakran elmarad. Érdemes most, nyugodt körülmények között feltenni néhány kérdést:

• Van-e vészhelyzeti tervünk?
• Ismerjük-e az alternatív raktárkapacitásokat?
• Tudjuk-e, ki jogosult rendkívüli döntéseket hozni?
• Elérhetők-e a kulcspartnerek éjszaka és hétvégén is?
• Kéznél vannak-e az áru biztonságos áthelyezéséhez szükséges adatok?

Az Arrabona-Frigónál több mint két évtizede foglalkozunk hőmérséklet-szabályozott logisztikával. Megtanultuk, hogy ilyenkor a rövid döntési lánc sokat ér: családi vállalkozásként a döntéshozóink közvetlenül elérhetők, és nem kell több szint jóváhagyására várni. A gyorsaság azonban csak megfelelő infrastruktúrával, tapasztalt csapattal és szigorú biztonsági előírásokkal együtt ér valamit.

Ördög vagy angyal?

A havária az ördög. A szakszerű vészhelyzeti logisztika az angyal, amely mérsékli a következményeket. A legjobb haváriakezelés persze az, amelyre soha nincs szükség: a megelőző karbantartás, a műszaki redundancia, a tartalékenergiaellátás és a folyamatos monitoring csökkentik a kockázatot. Nullára viszont soha nem csökkenthető.

Ha bekövetkezik a baj, már nem az a kérdés, hogy szerettük volna-e elkerülni. Hanem az, hogy képesek vagyunk-e időben, szakszerűen és felelősségteljesen cselekedni. És nagyon nem mindegy, ki áll mellettünk.

Arrabona-Frigo Kft. – Hőmérséklet-szabályozott logisztika. Szakértelem, felelősség, partnerség.